Web Meetings

O cliché “ tudo está à distância de um clique” cada vez assume mais importância no dia-a- dia de todos nós. As TIC chegaram há relativamente pouco tempo, no entanto chegaram para revolucionar a nossa vida, simplificando, melhorando e diversificando a forma como comunicamos. Este fenómeno permite que se proporcionem encontros entre colaboradores, parceiros ou clientes que por questões geográficas se encontram em diversos pontos do globo. As TIC desconhecem a linha do tempo e limitações geográficas.

Neste contexto as Web Meetings têm vindo a ocorrer cada vez com mais frequência nas organizações modernas.

Vantagens:

• Permitem  reunir pessoas que se encontram geograficamente dispersas a baixo custo para as organizações;
• As Web Meetings são mais eficazes do que as Conference Calls;
• Quem fala deve procurar estabelecer contacto visual através da câmara;
• É importante referir o nome da pessoa para quem se está a falar;
• São adequadas para decisões que requerem alguma urgência;
• Podem ser gravadas e vistas por outros elementos que não participaram;
• São uma forma de reunião aconselhada quando se pretende difundir informações ou decisões;
• São um excelente meio para divulgar informação e fazer demonstrações de produtos.

Desvantagens:

• O facto de não ser uma reunião presencial pode prejudicar o processo comunicacional;
• É muito fácil criar elementos distractivos, perde-se o foco no pontos em discussão;
• Os ruídos podem causar distorções à mensagem;
• Quem fala  deve evitar movimentos repentinos e bruscos;
• Pode existir sobreposição de vozes;
• Por vezes o som e a imagem sofrem desfasamentos temporais.

A agenda desta tipologia de reuniões deve ser previamente divulgada, bem como deve ser estabelecida a língua em que ocorrerá a reunião – caso seja uma reunião com carácter internacional..